Tip #3: Mail archiveren

Iedereen kent wel het probleem. Je hebt 4 verschillende accounts in Thunderbird, waaronder nog enkele tientallen mappen zitten. Na een tijdje, als je veel mail verzameld hebt, is zoiets zeer onoverzichtelijk natuurlijk. Er is echter een methode om mails te archiveren met Thunderbird. Spijtig genoeg moet je het meest manueel doen, aangezien er nog geen tools voor bestaan.

Je moet weten dat Thunderbird MBOX-bestanden gebruikt. In deze MBOX-bestanden zitten al je mails uit één map. Een MBOX-bestand is eigenlijk niets anders dan een tekstbestand (zonder extensie) waar al je mails onder elkaar staan. Al deze MBOX-bestanden staan in je profiel.

Hoe kun je nu beginnen archiveren?

Maak een map aan in Thunderbird, bijvoorbeeld Maart-2005. Als je nu in je profiel gaat kijken, zie je dat er daar een bestand is bijgekomen, namelijk Maart-2005 (zonder extensie). Bekijk het gerust, momenteel zal er echter nog maar weinig in staan. Normaalgezien zie je ook dat er een bestand is dat Maart-2005.msf noemt. Dat bestand is een index die door Thunderbird aangemaakt wordt. Dat bestand kan je achter zonder zorgen verwijderen.

Nu komt het saaie werk. Je moet alle mails van maart 2005 in de map Maart-2005 krijgen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. De eerste is manueel alle bestanden verplaatsen. Het spreekt voor zich dat dit een zeer saai werkje is.

Je kan natuurlijk ook de zoekfunctie gebruiken. Kies Bewerken » Zoeken » Berichten zoeken…. Selecteer in het zoekvenster de account waarin je wilt zoeken. Nu kan je voorwaarden opgeven. In ons geval moet hetvolgende op je scherm staan:

Datum is na 1-3-2005
Datum is voor 31-3-2005

Zorg ervoor dat aan beide voorwaarden voldaan moet zijn door Overeenkomen met al het volgende aan te vinken.

Druk nu op de knop Zoeken. Onderaan verschijnt de lijst met bestanden die hieraan voldoen. Selecteer al deze bestanden door middel van Shift+klik. Druk dan op de knop Bestand. Zoek dan naar de map Maart-2005 die we daarnet aangemaakt hebben. Alle mails worden daarnaar verplaatst. That’s it…

De mails staan nu allemaal weliswaar allemaal mooi samen, maar ze staan nog altijd in je Thunderbird. Heel leuk, maar als je veel mails hebt, kan Thunderbird zeer traag worden. Het is dus interessant dat je de mails ook naar een andere locatie kan verplaatsen. Zo kan je ze later bijvoorbeeld op cd branden.

Sluit hiervoor Thunderbird en ga terug naar je profiel. Het bestand Maart-2005 zal nu al wat meer volume gekregen hebben. Je kan dit bestand nu naar een andere directory verplaatsen. Het bestand Maart-2005.msf kan je best verwijderen.

Et voilà. Je hebt nu een mooi archief. :-)

Als je later het archief terug wilt openen, ga je als volgt te werk. Zorg er voor dat Thunderbird gesloten is. Zoek terug je profiel op. Kopieer het MBOX-bestand in de map Mails in je profiel. Als je nu Thunderbird terug opstart, merk je dat er een map is bijgekomen, namelijk Maart-2005. Meer is het niet!

Het zou natuurlijk nog mooier zijn als je dit alles rechtstreeks vanuit Thunderbird zou kunnen, maar zover staat Thunderbird nog niet… Misschien een ideetje voor de toekomst? ;-)