Eerder deze week viel me pas op dat mijn Macbook Pro veel batterijcapaciteit verbruikt als hij in slaapstand staat. Als ik hem ‘s avonds vergeet uit te zetten, dan kan ik ‘s morgens nog maar een uurtje verdergaan op batterij alleen. Momenteel staat de health van mijn batterij op 80% en het aantal cycles op 184. Normaal gezien moet je zo’n 300 cycles kunnen halen, maar de capaciteit van de batterij neemt zienderogen af, ik denk niet dat ik nog 2 uur batterijcapaciteit zal overhouden als ik de 250 cycles voorbijga.

Vandaar dat ik het zo spijtig vind dat zelfs de slaapstand van een Mac zoveel energie verbruikt. De batterij verslijt zo al snel genoeg… Ik ging op onderzoek en wat blijkt: je hoeft geen energie te verbruiken, maar dan moet je wel je Mac laten hibernaten in plaats van gewoon in sleep-mode te zetten.

Verschil sleep en hibernate

Een Mac heeft verschillende modi:

• Aan: de computer is aan, het scherm staat aan, er wordt batterij-energie verbruikt
• Uit: de computer is volledig uitgeschakeld, er wordt geen energie verbruikt
• Slaapstand: het scherm staat uit, alle werkinformatie wordt in het RAM-geheugen opgeslagen. Omdat RAM-geheugen vluchtig is, moet het van energie voorzien worden, zodat de informatie behouden blijft. Er wordt dus energie verbruikt.
• Hibernate: alle werkinformatie wordt naar de harde schijf weggeschreven, het scherm en de pc worden uitgeschakeld. Er wordt geen energie meer verbruikt, gezien de laptop eigenlijk uitgeschakeld is.

Er is wel een snelheidsverschil. Mijn Macbook Pro (2007) start op (koude start) op 38 seconden. Vanuit slaapstand opnieuw beginnen, duurt een 12-15 seconden. Vanuit de hibernate-stand opnieuw opstarten duurt 25 seconden. Al bij al niet slecht, maar je merkt het verschil wel tussen een gewoon slaap en een hibernate (15 seconden).

Standaard gebruikt een Macbook Pro een combinatie van slaapstand en hibernate: eerst gaat hij in slaapstand en na een tijd pas in hibernate. Dit heeft het voordeel dat je je laptop snel even kan sluiten en van plaats verhuizen (bijvoorbeeld tijdens meetings).

Als ik echter wil dat hij slaapt, dan mag hij dus geen energie meer verbruiken. En dat kan. Je kun je Macbook (Pro) zo instellen dat hij standaard in hibernate-mode of slaapmode gaat. Door pmset -g op de commandline om te typen kun je kijken welke modus je nu gebruikt. Je kan alles via de commandline instellen, maar het is veel gemakkelijker om even een tooltje hiervoor te installeren.

SmartSleep

SmartSleep is een preference pane. Dat wil zeggen dat het geen programma is, maar dat het getoond wordt bij de Systeemvoorkeuren. Met dit tooltje kun je snel kiezen naar welke modus je voorkeur uit gaat en dit aanpassen.

Conclusie

In mijn geval gebruik ik de hibernatemode van de Macbook Pro liever dat de standaardmode. Zeker als je de voorkeur geeft aan het besparen van batterij-energie, zou ik toch overwegen om de standaardmodus te vervangen naar Hibernate, zodat je optimaal energie spaart. Houd er dan wel rekening mee dat je misschien wel even langer moet wachten…

You know when you look for some company homepage to get their support email address or something, and then the page will start with a super great 3D animation that will take a minute to load… before you can actually find the info you wanted? Well, that’s why many Flash apps have the infamous “Skip Intro” button included, and now, Google does too.

(bron: Google Result Offers You to “Skip Intro”)

En vanaf wanneer zal Google gestuurd kunnen worden door onze gedachten?

This Outlook macro will politely remind you to attach a file if it finds the word “attach” in your email and no actual attached file.

(bron: mark.bird – Outlook Attachment Reminder)

Ik vraag me nog altijd af waarom Microsoft zo’n handige functies niet gewoon standaard in het pakket opneemt. Zo’n dingen zijn toch voor iedereen handig?

Om te proberen op je Mac:

• Start Terminal
• Typ say hello world

En nu lachsalvo’s afvuren en je vrienden jaloers maken: ga naar Voorkeuren > Tekst-naar-spraak en stel Vicki in als standaard stem¹ (mocht je dat nog niet gedaan hebben).

1. Op OS X 10.4, ik weet niet hoe het zit met Tiger [↩]

=rand() is een bijna onbekende functie in MS Word die me toch al enkele keren van pas is gekomen. Als je snel een opmaak wilt testen of als je in een leeg Word-document iets wilt tonen aan een collega.

De functie =rand(a, z) genereert een standaardtekst in Word.

The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog.

Gebruik

De functie kan je twee parameters meegeven (niet vereist): het aantal alinea’s (a) en het aantal zinnen per alinea (z). Je moet wel weten dat je maximum 200 alinea’s kan invoegen en 99 zinnen.

Als je dus =rand(5, 3) typt, dan krijg je 5 alinea’s met 3 zinnen. Als je =rand() gebruikt zonder parameters, dan krijg je 3 alinea’s met 5 zinnen.

Nog een weetje

De zin die altijd getoond wordt over de snelle bruine vos bevat alle letters in ons alfabet. Daarom is deze zin geschikt om lettertypes en opmaak te testen.

The quick brown fox jumps over the lazy dog.

Lorem Ipsum

Als je een realistischere tekst wilt gebruiken, dan kan je beter een “Lorem ipsum…” tekst gebruiken. Dit is een fictieve, gegenereerde tekst zonder betekenis, maar waarvan de zinslengte en alinealengte wisselt. Deze tekst is speciaal gekozen om nauw aan te sluiten bij onze eigen taal.

Je vindt een lorem ipsum-generator op Lipsum.com. Daar kan je het aantal paragrafen, woorden en zelfs het aantal bytes instellen.

Onlangs vond ik een handige functie in OS X waarmee je snel een lange tekst kan laten samenvatten. De functie zit verstopt bij Voorzieningen of Services die je telkens in het programma-menu terugvindt. Het werkt wel enkel als je de tekst kan bewerken. Een tekst op een website dien je dus eerst te kopiëren en in een editor te plakken.

Daarna ga je naar Voorzieningen > Maak samenvatting. Het programma Samenvatting wordt geopend en de tekst wordt getoond. Nu kan je met behulp van de slider onderaan de tekst inkorten. Het verbaast me dat hij zelfs Nederlandstalige teksten vrij accuraat verkort tot enkel de kernzinnen.

Je kan het programma ook zelf starten als je QuickSilver gebruikt door QS te starten en dan “Samenvatting” te typen.

Ondertussen publiceerde ProBlogger een artikel over scrapers. Dat zijn de aggregate-blogs waarnaar ik in mijn vorige artikel verwees. De juiste naam is dus ‘scraping’.

Definition Of A Scraper

Using hacking tools, scrapers subscribe to your site with the intention of stealing your content right off your syndicated feed. Once you publish a new article, the program fetches your entire post from the RSS feed and publishes a carbon copy on the scraper’s site. If you haven’t taken some precautions, search engine crawlers can index the scraper’s content before yours, and even punish you for duplicate content.

In het artikel worden er enkele tips gegeven over hoe je scraping kan tegengaan. Als je er ook last van hebt, is het dus de moeite waard om het artikel eens te lezen. En mocht je er nog niet van gehoord hebben, dan weet je nu tenminste hoe je het kan herkennen.

Dit filmpje vond ik vandaag tussen mijn feeds. Zeer leuk kijkmateriaal als RSS nog als Chinees voor je klinkt. Sowieso eens bekijken, want de stijl van presenteren heeft ook wel iets apart (met al dat papier).

Soms is het online nogal moeilijk lezen. Ik heb zelf vooral moeite met de grote tekstblokken. Niet het lezen zelf gaat moeilijk, maar je ogen op de juiste plaats houden. Je bent gauw afgeleid, opent een andere tab, leest verder, gaat terug. Maar je hebt telkens dat moment dat je moet zoeken naar de zin waar je gebleven was.

Hier komt Paragrasp te hulp. Deze Firefox-extensie markeert de paragraaf die je aan het lezen bent. Hierdoor kan je gericht lezen, paragraaf per paragraaf. Zeker als je blogs volgt met langere artikels, zoals Daringfireball, is Paragrasp nuttig om te hebben.

Introducing Paragrasp, an extension for Mozilla Firefox, to aleviate your problems. It adds a highlight to the current paragraph you’re reading, and allows you to use simple keyboard shortcuts to navigate forward or backward, moving the highlight and automatically scrolling the window to focus your reading attention to the center of the screen. Each window and tab has their own highlighter, which allows you to switch between them while still keeping your place.

Meer over Paragrasp vind je op de addons-pagina van Firefox.

Het viel me op dat mijn post Backups van muziekcd’s, die ondertussen al bijna 2 jaar oud is, één van de volkstrekkers is van dit blog. Onder het motto: “als een post het goed doet, schrijf er dan meer over”, volgt hier hoe ik backup’s maak van dvd’s.

Hoewel de prijzen van dvd’s de laatste tijd sterk gedaald zijn, kost een seizoen Friends, 24 of Lost toch nog wel een mooie cent. En laten nu dat de dvd’s zijn waar je regelmatig eens met vrienden naar kijkt. En je vrienden kennende, zal er straks wel een kras op de dvd zitten omdat hij als onderzetter is gebruikt voor iemand’s bier. Daar wil je dus zeker een backup van, voordat je een wilde avond in gaat.

Disclaimer: Ik wil hier zeker het illegaal kopiëren en verdelen van dvd’s niet mee aanmoedigen. Dit is gewoon een tutorial over hoe je zelf backup’s kan maken van duurbetaalde dvd’s. Maak dus enkel backup’s van dvd’s die je zelf bezit.

Om backup’s te maken van films, bestaan er 2 manieren: een snelle en een heel wat minder snelle.

• Je laat het doen door je broer/zus, vriend, kennis
• Je doet het zelf

Plan A: Broer/zus, vriend of kennis

Deze methode heeft heel wat voordelen. Voor een kleine prijs (de prijs van enkele lege dvd’s kan je deze mensen meestal wel overtuigen om het werk voor jou te doen. Backup’s maken van dvd’s is zeer tijdsintensief, dus dit is goed meegenomen. Niet iedereen kent echter mensen die in een handomdraai een backup kunnen nemen van een dvd.

Plan B: Je doet het zelf

Met wat geluk heb je bij je computer een programma gekregen dat in staat is om backup’s te nemen. Als dat het geval is, dan hoef je niet verder te zoeken. Een bekend programma is Nero. Hiermee kan je je dvd’s kopiëren. Enig probleem: dvd’s beschermd met kopieerbeveiliging kunnen niet gekopieerd worden door Nero, wat ook logisch is eigenlijk.

Maar hoe kan je dan toch backups maken?

Benodigdheden

• DVD Shrink
• een brandprogramma (Nero of iets dergelijks)
• heel wat harde schijfruimte op overschot (koop anders een externe harde schijf, een Lacie bijvoorbeeld)

Aan de slag

DVD Shrink werkt vrij rechtdoorzee. Je plaatst de dvd die je wilt backuppen. Daarna klik je op de knop “Open disc”. Selecteer nu de dvd in kwestie. DVD Shrink zal je dvd analyseren om te zien of er een kopieerbeveiliging opzit en of de informatie, na het hele omzetproces, wel terug op een dvd’tje past.

Links zie je de structuur van de film (menu’s, hoofdstukken, extra’s). Als je op een item klikt, kan je de instellingen hiervoor aanpassen. Zo is het een goed idee om ondertitels en andere talen die je toch niet gebruikt, te deselecteren. Op die manier bespaar je wat ruimte.

Als je klaar bent, klik op de knop “Backup”. Met deze manier van werken blijven de menu’s van je dvd intact.

De gemaakte backup staat nu op je harde schijf (en neemt waarschijnlijk veel plaats in). Je kan deze backup terug op dvd branden met je brandprogramma. Ik heb het nog niet zelf geprobeerd, maar DVD Shrink zou Nero ondersteunen, waardoor je direct na het omzetten van de dvd naar je harde schijf de backup terug op dvd kan branden.

Verder?

Voor het omzetten van een dvd naar AVI, DivX, Xvid of een andere codec zijn er andere stappen nodig. Dat proces is iets uitgebreider en leunt eigenlijk iets te dicht naar het illegale (zie disclaimer hierboven). Daarvoor zal je dus even moeten zoeken.

Meer info

• een lijst met handleidingen voor het maken van backups
• DVD ReMake handleiding
• een andere manier om backups te nemen van films

Ik lees op fora en mailinglijsten van Thunderbird nogal veel de vraag over hoe je kan archiveren met Thunderbird. Handmatig mails verplaatsen is niet echt handig, en zeker niet snel.

Stel jezelf eerst de vraag of je wel moet archiveren. Als je Gmail gebruikt, hoeft het eigenlijk niet. Als je alle berichten op de server laat staan, dan heb je altijd een backup bij de hand.

Maar langs de andere kant krijg je dan ook een gigantisch lange lijst met mails. Om dit te vermijden, heb ik een extensie gezocht (en gevonden): GmailUI. GmailUI voegt enkele handige functies toe aan de interface van Thunderbird. Zo kan je zoeken à la Gmail: typ “from:smith” om alle mails van dhr. Smith te zoeken.

Daarnaast zit er ook een zeer handige functie bij: “yank”. Dit is een archiveerfunctie. Eigenlijk is het niet meer dan een functie die de geselecteerde mail verplaatst naar een andere map (die je vast moet instellen). Het plaatst alle mailtjes dus in dezelfde map. Persoonlijk vind ik dit handig. De zoektools zijn tegenwoordig zo uitgebreid dat je binnen de paar seconden de mail terugvindt. Daarom verdoe ik mijn tijd niet meer met het maken van mappen, submappen en subsubmappen.

De sneltoets voor ‘yank’ wordt automatisch aan ‘y’ toegewezen. Op die manier kan je zeer snel door je mails lopen en de gelezen (en afgewerkte) mails naar een archiefmap verplaatsen. Je hebt je mails nog altijd bij de hand, ze zijn enkel uit het zicht.

Als er nu nog eens een manier was om mijn Outlook-inbox op het werk ook zo leeg te krijgen… ;-)

Eén van de handigste dingen van Gmail vind ik de automatische archiveren. Alles wat in Thunderbird ingelezen wordt, wordt automatisch gearchiveerd. Zo blijft de inbox leeg en blijft het geheel overzichtelijk. Tevens steek je dan niet te veel tijd in het indelen van de mails in mappen, want, let’s face it, dat lukt toch nooit.

Nu kun je die Gmail-functionaliteit ook in Thunderbird integreren. De GmailUI extensie voegt de mogelijkheid toe om door middel van de Y-toets de mail naar een vooringestelde archieffolder te verplaatsen. Op deze manier verdoe je niet te veel tijd met het kopiëren/plakken van de mails naar de juiste map. Gewoon de mail selecteren (gelezen of ongelezen) en dan op de ‘y’ drukken.

Dit in combinatie met enkele andere features van Thunderbird, maakt het wel erg makkelijk om on top of things te blijven. Zo kan je de labels van Thunderbird gebruiken om mails aan te duiden als todo (sneltoets: 1). Als je nu een Zoekmap maakt waarin al de mails met het label ‘todo’ geplaatst worden, heb je een snel overzicht van de mails die je nog moet behandelen.

Hebben jullie nog tips om e-mails snel en efficiënt te beheren? Laat gerust van je horen!

Del.icio.us, de sociale bookmark dienst, heeft al even een eigen Firefox-extensie. In tegenstelling tot de bestaande extensies die beweren te werken, werkt deze echt. Het zou maar erg zijn anders.

Als je de extensie installeert, krijg je twee knoppen bij op je menubalk. Eén om naar del.icio.us te gaan en één om de bestaande webpagina te “taggen”. Er komt ook een nieuw menu bij (dat volgens mij zeer handig is). In dat menu heb je namelijk rechtstreeks toegang tot alle del.icio.us-items.

Iets meer verstopt, maar daarom niet minder handig, is de optie op door middel van een rechtermuisklik een website te bookmarken. Rechtsklikken op een link geeft je de mogelijkheid om de link aan del.icio.us toe te voegen.

Wat ik nog mis aan deze extensie, is de mogelijkheid om m’n bookmarks in een zijbalk te openen. Misschien iets voor in de toekomst?

Je kent het wel. Je moet een mailtje sturen naar iemand met een bijlage. Je vult het e-mailadres in, typt de mail en drukt op “Verzenden”. En dan zijn er enkele opties:

1. Je ziet je fout nog net voor je op verzenden klikt en je kan toch nog een bijlage toevoegen.
2. Je ziet je vergetelheid net te laat en stuurt direct een mailtje met het bestand (komt eigenlijk vrij klungelig over).
3. Je heb helemaal niets door en merk je fout pas als de andere terugmailt met de tekst dat je “waarschijnlijk wel iets vergeten bent”.

Om dit alles te vermijden is er de AttachmentRemember extensie voor Thunderbird. Deze extensie zorgt ervoor dat de kans al heel wat kleiner is dat je nog een bijlage vergeet toe toe voegen.

De extensie scant de tekst op woorden als “bijlage”, “attachment”, “bijgevoegd”, etc. Je kan zelf ook woorden toevoegen natuurlijk. Als de extensie zo’n woord tegenkomt en er is geen bijlage, dan brengt de extensie je hiervan op de hoogte, vóór je de mail verzendt! Prachtig, niet? :-)

Niet iedereen schrijft op dezelfde manier e-mails. Een grootmoeder die haar kleinkind een e-mailtje stuurt, zal haar e-mail anders opstellen dan iemand die in een internationaal bedrijf werkt en dagelijks tientallen (zo niet honderden) mailtjes te verwerken krijgt. Dit artikel is gericht op die laatste categorie: de power-users.

In deze tijd is het e-mailgebeuren niet meer weg te denken uit een bedrijf. Het is al even noodzakelijk geworden als een telefoon. E-mail heeft de telefoon misschien zelfs al overstegen, zeker wat betreft het eenvoudigheid in het gebruik. Dit wilt echter ook zeggen dat er steeds meer en meer e-mails gestuurd en ontvangen worden.

Je kan natuurlijk je mails handig sorteren in mappen of je kan ze taggen. Toch zal je al de mails moeten doorlezen en dat kan, afhankelijk van het aantal ontvangen mailtjes, een tijdrovend werk zijn. Als de persoon die de e-mail schrijf zich aan enkele makkelijk te onthouden regeltjes houdt, maakt deze het al makkelijker voor de ontvanger om de mails te behandelen. Zeker in een bedrijfsomgeving kan dit een grote tijdwinst opleveren. De tips die hierna staan, zijn dus vooral gericht op de verzender van de mails.

Weet waarom je schrijft

Stel jezelf even de volgende vragen voor je een e-mail schrijft: - Waarom schrijf ik dit? - Wat is het gewenste resultaat van dit bericht?

Als je geen goed antwoord kan bedenken voor deze vragen, kan je misschien beter geen mail sturen. Een mail minder geschreven is een mail minder om te lezen. Op mails die zonder gegronde reden verstuurd worden, wordt meestal een onzinnig antwoord gegeven. Dat is niet enkel verspilling van iemand anders’ tijd, maar ook van jouw tijd. Beperk dus het aantal mails dat je verstuurt.

Duidelijke vraagstelling

Je kan een onderscheid maken tussen drie types van bedrijfsmails:

1. Informatieve mails: “Het document x werd gisteren ondertekend.”
2. Mails die naar informatie vragen: “Werd het document x al ondertekend?”
3. Mails waar een actie voor nodig is: “Kan je ervoor zorgen dat document x ondertekend wordt?”

Voor de ontvanger zou het al vanaf het begin zeer duidelijk moeten zijn tot welk type jouw e-mail behoort. Op een informatieve mail wordt immers geen antwoord verwacht. Op de twee andere soorten mails wel. Daarom is het belangrijk om deze informatie zo snel mogelijk duidelijk te maken aan de ontvanger, als het kan in de eerste regel zelfs al. Geef de meeste belangrijke informatie dus het eerst.

Als je niet zeker weet of je doel wel duidelijk genoeg is, typ het er dan gewoon bij. Dit kan iets zijn als: “Ik verwacht van jou dat je document x laat onderteken door persoon y.” Of het kan korter: “Laat doc. x onderteken door y aub.” Zo is onmiddellijk duidelijk wat er moet gebeuren.

Het onderwerp

Een goed onderwerp kan aan de ontvanger zeer snel duidelijk maken waarover de mail juist gaat. Dit is naar mijn mening één van de dingen waar binnen een bedrijf te weinig aandacht aan geschonken wordt. Hoe vaak krijg je geen mails met als onderwerp “Meeting”? Als iemand je dan iets komt vragen hierover, ben je urenlang aan het zoeken om net dat mailtje tussen de tientallen andere meeting-mails uit te halen.

Probeer de kern van de mail al duidelijk te maken vanaf het onderwerp. “Meeting jaarlijkse budgetberekening @ 15 okt” is duidelijker dan gewoon “Meeting”.

Gebruik afkortingen om het doel of de actie al in het onderwerp te verwerken. Enkel afkortingen:

• MEET: meeting
• RR: response required
• AR: action required
• PERS: personal
• REMIND: reminder
• FYI: for your information

Het net aangehaalde voorbeeld wordt dan nog korter geformuleerd: “MEET: jaarlijkse budgetberekening @ 15 okt”.

Een bijna niet gebruikte toepassing van het onderwerp is de “lege mail”. Hierbij stuur je een mailtje met enkel een onderwerp, zonder inhoud. In het onderwerp staat dan alle belangrijke informatie. Vergelijk het met een SMS’je. Hierdoor bespaar je de ontvanger de moeite om een uitgebreide mail te lezen. Zeker bij kleine mailtjes is dit zeer tijdbesparend, voor de twee partijen. Eindig altijd je onderwerp met -eom- (End Of Message). Dit maakt duidelijk dat de ontvanger niet meer verder hoeft te lezen. Een voorbeeld: “FYI: Document x getekend -eom-”.

Minder is meer

Je kent ze wel: de epistels die sommige mensen durven schrijven. Je opent de mail en denkt onmiddellijk: “oh nee…”. Sommige mensen maken, tot ergernis van de ontvangers, kortverhalen van hun mails. Stel je voor dat je zelf zo’n mail moet beginnen lezen. Of erger nog: stel je voor dat je iedere dag 20 van zulke mails moet lezen.

Het is niet enkel een nadeel voor de ontvanger, maar ook voor de verzender. De ontvanger gaat de mail immers niet grondig meer lezen, door de hoeveelheid aan (waarschijnlijk overbodige) tekst. De inhoud wordt dus maar geskimt, waardoor de clue soms gemist wordt. Beperk de tekst van je e-mails dus tot enkel het noodzakelijke. De ontvanger zal dan de moeite doen om alles te lezen, waardoor de boodschap goed overkomt.

Een richtlijn is dat je de tekst zo kort moet houden dat je niet hoeft te scrollen om het allemaal te lezen. Voor de meeste mensen volstaat een maximum van 1200 tekens per mail. Enkel als je bijvoorbeeld de inhoud van een vergadering uitschrijft in de mail, kan je dit overschrijden.

Is er een actie vereist?

Heb je al mails ontvangen waarvan je dacht: “wat moet ik hier nu mee doen?” Soms is het niet duidelijk of de verzender een antwoord verwacht of niet. Als je een aandachtige lezer hebt, zal die waarschijnlijk wel antwoorden, maar laten we er maar van uitgaan dat iedereen die in een bedrijf werkt, gehaast is en dus meestal niet aandachtig leest. Dat zit je met een probleem als je onduidelijke boodschappen uitstuurt.

Daarom is het altijd handig om onderaan de mail, als laatste paragraaf, te zeggen wat er verwacht wordt van je contactpersoon. Dit kan zeer kort zijn. Om bij ons voorbeeld te blijven, wordt dit: “Zorg ervoor dat document X ondertekend wordt door …” Zo is onmiddellijk duidelijk wat er moet gebeuren. De tekst wordt soms nog in het vet gezet, omdat de actie het belangrijkste doel is van de mail.

Denk nu zeker niet dat dit overkomt als een bevel. De meeste mensen appreciëren het wel als je zo’n “actiepunt” in je mail vermeld. Het maakt het hen immers makkelijker om de mail te begrijpen. Het spreekt voor zich dat de toon van de tekst aangepast dient te worden aan de persoon naar wie je schrijft. Een CEO van een groot bedrijf zal je iets vriendelijker moeten benaderen om iets gedaan te krijgen. ;-)

Niet mixen

Sommige mensen lijken het maar niet te snappen: één onderwerp per mail. Door verschillende onderwerpen door elkaar te halen, verwar je enkel de lezer(s). Een mail is gratis (nu toch nog), dus het kan zeker geen kwaad om een mailtje te veel te sturen.

Zorg dus dat je nooit de laatste budgetteringsmaatregelen onderaan de mail zet waarin je een mederwerker feliciteert omdat hij net vader is geworden. De kans is groot dat de bugetteringsmaatregelen nooit gelezen worden.

Het mixen van onderwerpen kan ook nog ergere gevolgen hebben. Stel je even voor dat je een mail stuurt naar je naaste medewerker met zowel confidentiële informatie als informatie die beschikbaar moet komen voor een projectteam. Je medewerker denkt even niet na en forward de ganse mail naar het projectteam. Je kan je wel inbeelden wat er dan gebeurt.

Maak het makkelijk om te quoten

De meeste mensen (vooral de Outlookgebruikers) plaatsen het ganse bericht onderaan en quoten bovenaan. Al eens bekeken hoe de laatste mails van een discussie er dan uitzien? Tientallen mailtjes met ingesprongen tekst. En niemand weet nog wie waarop gereageerd heeft.

Daarom draagt de Usenet-manier van quoten mijn voorkeur weg. Het principe is simpel: quote onmiddellijk onder de tekst waarop jouw antwoord betrekking heeft en verwijder overtollige informatie. Zo beperk je de tekst in de e-mail tot het hoogstnoodzakelijke.

Wat is nu de truuk? Wel, je moet het de ontvanger van de mail zo makkelijk mogelijk maken om zo te quoten. Zorg er voor dat je maar één idee per paragraaf aanhaalt. Tussen elke paragraaf laat je een witregel zodat het verschil duidelijk is. De ontvanger kan dan sneller quoten.

Zelfs al quot je Outlook-style, dan hou je je nog best aan het “1 idee per paragraaf”-principe. Dit maakt het immers voor jou ook makkelijker om al je ideeën op een rijtje te zetten terwijl je de mail schrijft én achteraf als je de mail nog eens moet lezen.

Bedankjes

Eén van m’n favorieten: de bedankjes. Een mail met enkel “Bedankt voor …”. Versta me niet verkeerd: ik lees de zulke mails ook wel graag, maar ze horen niet echt thuis in de bedrijfsmail. Iedereen doet zijn werk zo goed mogelijk. Als ik iemand wil bedanken voor het werk dat hij/zij gedaan heeft, dan spreek ik hem/haar er persoonlijk over aan. Zo heb ik het zelf ook liever. Iemand aanspreken heeft meer impact dan een mailtje (dat waarschijnlijk toch onmiddellijk weggekeild wordt). Je appreciatie voor iemand uitdrukken is belangrijk, maar volgens mij niet zo belangrijk dat je iemands mailbox er mee moet overspoelen.

Nog even samenvatten:

• Is de mail wel nodig?
• Verzin een goed onderwerp.
• Hou de tekst kort.
• Vertel de ontvanger wat hij moet doen (of niet doen).
• Eén onderwerp per mail.
• Maak het makkelijk om te quoten: één idee per paragraaf.
• Bedank iemand persoonlijk.

Als je je aan deze simpele regeltjes houdt, zal je merken dat je sneller en duidelijker antwoord gaat krijgen op je mails. Je contactpersonen zullen zich na enige tijd automatisch ook van deze regels gaan bedienen. Zeker in de wat kleinere bedrijven worden zulke praktijken vrij snel (meestal onbewust) overgenomen door de medewerkers.

Probeer het zeker uit!

Ondertussen is RSS (en Atom) bij de meeste mensen wel bekend. Het toevoegen van fiets feeds is nu zo simpel geworden dat een kind het kan met de ogen toe en de handen op de rug gebonden. OK, dat is misschien wat overdreven, maar in Firefox is het echt niet zo moeilijk (zeker niet in de 1.5 release).

Net omdat het makkelijker is om feeds te gebruiken, wordt het steeds moeilijker om ze te onderhouden. Ik ben er van overtuigd dat niet iedereen dit probleem heeft, maar sommigen zullen het wel herkennen. Je hebt plotseling 150 feeds in je lijst die je dagelijks moet doornemen, waardoor je dagelijks nog veel werk spendeert aan het doornemen van al deze items. Vroeger bezocht je wel maar 50 websites, nu 150 feeds… In weze spendeer je dus evenveel tijd aan het bij elkaar grabbelen van informatie, terwijl het net de bedoeling is van RSS/Atom om het sneller te laten verlopen. Information overload heet dat dan.

Ik stel enkele dingen vast bij het gebruik van feeds:

• ik verzamel veel te veel feeds (+3 per week, waardoor het aantal snel stijgt)
• ik verwijder nooit feeds (geeft nogal problemen in combinatie met bovenstaande)
• ik overloop de items veel te snel
• ik lees de teksten bijna nooit

Vooral aan dat laatste stoor ik me eigenlijk. Als je websites bezoekt (in plaats van feeds te gebruiken), spendeer je meer “quality time” op de websites zelf. Je doet de moeite om de stukken te lezen en te appreciëren. Nu bekijk ik enkel de hoofdpunten en de teksten in het vet. Het gebeurt tegenwoordig nog zelden dat ik een volledig artikel lees.

Daarom besloot ik om het web af te schuimen, op zoek naar tips om je productiviteit te verhogen met RSS, zodat je meer tijd kan spenderen aan goede websites en zodat je in totaal meer tijd overhoudt (en je tijd niet inwisselt tegen nieuwe websites). Hieronder vind je een lijstje met tips die ik probeer te gebruiken om tijd uit te sparen tijdens het volgen van m’n honderden (ok, tientallen) feeds.

“Must read” en “Not so important”

Verdeel al je feeds in twee groepen: “Must read” en “Not so important”. Ze mogen natuurlijk ook anders genoemd worden. Als je met verschillende categoriën werkt, zorg er dan voor dat deze twee groepen in elke categorie staan. Verplaats de feeds die je elke dag leest naar de “Must read”-groep. De feeds die je wekelijks leest, of gewoon minder interessant vindt, verhuis je naar “Not so important”. De bedoeling is dat de meeste feeds in de “Not so important” groep komen te staan, anders heeft het geen nut. Bij mij staat 25% van m’n feeds bij de “Must read”.

Je zal het ondertussen wel al door hebben: de feeds in de “Must read” groep kan je dagelijks lezen. De andere groep bekijk je niet. In Sage (en waarschijnlijk in nog wat andere feedreaders) kan je die groep gewoon dichtklappen. Dan bespaart het onmiddellijk plaats en wordt je niet in de verleiding gebracht om ze toch te gaan lezen. Eén keer per week (als je eens tijd op overschot hebt) kan je dan de “Not so important” groep bekijken.

Doordat je die groep minder frequent leest, zullen bijna al de feeds in die groep bijgewerkt zijn. Reken er dan ook op dat je dan iets meer tijd zal moeten doorbrengen tussen je feeds.

Wieden

Ben je zo iemand die onmiddellijk een weblog toevoegt als je er één interessant artikel heb zien staan? Zo breid je je lijst natuurlijk wel fenomaal snel uit, maar dit komt de leestijd niet echt ten goede. Binnen de kortste keren staat je feedlijst vol met weblogs/websites die je niet echt interessant vindt.

Hiervoor maak ik de “To be deleted” groep aan. Om de zoveel tijd (bijvoorbeeld één keer per maand) kegel ik alle oninteressante weblogs in die groep. Ze zijn dan nog niet echt verwijderd. De volgende maand open je die groep en lees je de feeds die er in staan. Spreken de feeds je nog aan? Zoniet, verwijder ze dan onmiddellijk. Het heeft dan geen zin meer om ze daar te laten staan. Omgekeerd kan echter ook. Mis je echt een website/weblog, dan kan je het gewoon terugzetten…

Wees vrij grof bij het verwijderen van feeds. Enkel op die manier hou je je feedlijst onder controle. Zeker als je een lijst hebt met 200+ feeds, moet je dit doen. Anders vervuilt je lijst te snel.

Mijn feedlijst ziet er dus ongeveer zo uit (volledig toegeklapt):

• Nieuws
  • Must read
  • Not so important
• Blogs
  • Must read
  • Not so important
• Others
• To be deleted

In de groep “Others” plaats ik bijvoorbeeld de del.icio.us feeds die ik volg en de feeds van programma’s (om op de hoogte te blijven van updates.

Vaste tijdstippen

Je kent het gevoel wel. Je wilt altijd de eerste zijn om op een weblog te reageren. Daarvoor ververs je 50 keer per dag je feedlijst. Of je hebt zo’n feedreader die een pop-up toont als een feed bijgewerkt werd.

Heel handig allemaal, maar zo verspil je eigenlijk best wel veel tijd. Probeer het aantal keer dat je je feeds leest te beperkten tot 2x per dag (bijvoorbeeld ‘s morgens en ‘s avonds). Ik besefte dit vroeger ook niet en het viel me op hoeveel tijd je op die manier bespaart. Je hoeft immers niet iedere keer een browser te openen, de feeds te laten updaten, te lezen, … . Het maakt wel degelijk een groot verschil.

Niet skimmen, maar lezen

Zoals ik hierboven al aanhaalde, merkte ik bij mezelf op dat ik de teksten op websites/weblogs niet echt meer las. Ik skimde er gewoon over (skimmen = snel overlopen). Uiteindelijk ben je daar niets mee. Je weet immers niet goed waarover de tekst gaat.

Sta dus even stil bij de goedgeschreven teksten en spendeer wat tijd om ze grondig te lezen. Soms zitten er echt wel pareltjes tussen die het verdienen om gelezen, en herlezen, te worden. Ik denk bijvoorbeeld aan Daring Fireball. Daar verschijnen regelmatig teksten waar je gerust een kwartiertje kan aan lezen. Achteraf is je dan ook wel duidelijk hoe de auteur over een bepaald onderwerp denkt. Door de tekst echt te lezen krijg je dus meer voldoening (dat merk ik toch bij mezelf).

Verwijder de linkblogs

Je kent ze wel, blogs die niets anders doen dan verwijzen naar artikels op andere websites. Verspil je tijd niet door iedere dag door tientallen van zulke linkblogs te waden. Concentreer je eerder op de inhoud waarnaar ze verwijzen (de originele websites dus).

Zo nu en dan zijn linkblogs echter wel handig. Zeker als je iemand kent met een linkblog die dezelfde interesses heeft als jij. Je kan er dan van uit gaan dat je een groot deel van de geposte links ook daadwerkelijk leest. Als dat niet het geval is, verwijder de feed dan.

Del.icio.us gebruik ik zelf ook, maar het is een gevaarlijk iets (op het vlak van tijdverspilling dan). Je kan er ook te veel tijd in spenderen. Soms wordt je er letterlijk overspoeld door een veelheid aan (meestal herhaalde) informate. Beperk dus het aantal del.icio.us feeds dat je volgt.

Tot slot

Iedere doorwinterde persoon met 200+ feeds heeft waarschijnlijk een eigen techniek om zijn feeds onder controle te houden (hoe hebben ze anders nog een leven?). Deze tips beschrijven enkel hoe ik het makkelijkst kan werken en zijn dus zeker geen perfecte oplossing.

Ik besef dat deze tips waarschijnlijk niet op iedereen betrekking zullen hebben. Zeker als je maar tien weblogs volgt, zal je er weinig aan hebben. Toch denk ik dat feeds (RSS/Atom) in de toekomst veel belangrijker gaan worden. Het is dus geen slecht idee om nu al een systeem uit te werken, ook al gebruik je het nog niet volledig. Ik ben ook begonnen met enkele feeds en heb achteraf veel werk gehad om ze allemaal te sorteren…

Vraag: Welke methode gebruik jij om je lijst met feeds onder controle te houden?

Zoeken is één ding, maar vinden wat je wilt is meestal moeilijk. Firefox maakt het je iets makkelijker met behulp van sleutelwoorden.

Sleutelwoorden zijn letters of woorden die aan een zoekactie verbonden worden. Door dat sleutelwoord en enkele zoekwoorden in de adresbalk van Firefox te typen, kan je dan zeer snel iets opzoeken.

Voorbeeld
Ik gebruik regelmatig IMDb, een database met verschillende films en reviews. Als ik een sleutelwoord gemaakt heb voor het zoekveld van IMBb, krijg ik door imdb green mile te typen in de adresbalk, automatisch de zoekresultaten van IMDb te zien. In dit geval “The Green Mile (1999)”. Door sleutelwoorden te gebruiken, heb ik een pagina minder moeten bezoeken om resultaat te krijgen. Mooi, niet? ;-)

Werkwijze
Hoe maak je nu zo’n sleutelwoord aan?

• Surf naar een website met een zoekveld. Laten we even IMDb als voorbeeld nemen.
• Linksboven zie je “Search the IMDb”. Daaronder zie je het zoekveld. Klik rechts in het zoekveld.
• Kies nu: Sleutelwoord voor deze zoektocht toevoegen…
• Sleutelwoorden worden opgeslagen als een bladwijzer. Geef het sleutelwoord een naam, bijvoorbeeld “IMDb”.
• Kies nu ook welk sleutelwoord je wilt gebruiken. In dit geval is “imdb” wel gepast. Gebruik makkelijk te onthouden en korte namen, dat werkt sneller.
• Kies een map om de bladwijzer in op te slaan. Ik heb een speciale map “Zoeken” hiervoor aangemaakt. Zo blijft alles gegroepeerd.
• Bevestig met OK.

Voilà, dat is het. Probeer het onmiddellijk uit en zoek een film.

Zelf heb ik al een uitgebreide collectie van zoekwoorden uitgebouwd. Alles hangt natuurlijk af van de websites die je veel gebruikt, maar hieronder vind je een paar voorstellen (tussen haakjes zie je het sleutelwoord dat ik ervoor gebruik):

• IMDb {imdb}
• Amazon {amazon}
• Google {g}
• Google Linux {linux}
• Wikipedia NL {wiki}
• eBay {ebay}
• Vivisimo {vivi}

Iedereen kent wel het probleem. Je hebt 4 verschillende accounts in Thunderbird, waaronder nog enkele tientallen mappen zitten. Na een tijdje, als je veel mail verzameld hebt, is zoiets zeer onoverzichtelijk natuurlijk. Er is echter een methode om mails te archiveren met Thunderbird. Spijtig genoeg moet je het meest manueel doen, aangezien er nog geen tools voor bestaan.

Je moet weten dat Thunderbird MBOX-bestanden gebruikt. In deze MBOX-bestanden zitten al je mails uit één map. Een MBOX-bestand is eigenlijk niets anders dan een tekstbestand (zonder extensie) waar al je mails onder elkaar staan. Al deze MBOX-bestanden staan in je profiel.

Hoe kun je nu beginnen archiveren?

Maak een map aan in Thunderbird, bijvoorbeeld Maart-2005. Als je nu in je profiel gaat kijken, zie je dat er daar een bestand is bijgekomen, namelijk Maart-2005 (zonder extensie). Bekijk het gerust, momenteel zal er echter nog maar weinig in staan. Normaalgezien zie je ook dat er een bestand is dat Maart-2005.msf noemt. Dat bestand is een index die door Thunderbird aangemaakt wordt. Dat bestand kan je achter zonder zorgen verwijderen.

Nu komt het saaie werk. Je moet alle mails van maart 2005 in de map Maart-2005 krijgen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. De eerste is manueel alle bestanden verplaatsen. Het spreekt voor zich dat dit een zeer saai werkje is.

Je kan natuurlijk ook de zoekfunctie gebruiken. Kies Bewerken » Zoeken » Berichten zoeken…. Selecteer in het zoekvenster de account waarin je wilt zoeken. Nu kan je voorwaarden opgeven. In ons geval moet hetvolgende op je scherm staan:

Datum is na 1-3-2005
Datum is voor 31-3-2005

Zorg ervoor dat aan beide voorwaarden voldaan moet zijn door Overeenkomen met al het volgende aan te vinken.

Druk nu op de knop Zoeken. Onderaan verschijnt de lijst met bestanden die hieraan voldoen. Selecteer al deze bestanden door middel van Shift+klik. Druk dan op de knop Bestand. Zoek dan naar de map Maart-2005 die we daarnet aangemaakt hebben. Alle mails worden daarnaar verplaatst. That’s it…

De mails staan nu allemaal weliswaar allemaal mooi samen, maar ze staan nog altijd in je Thunderbird. Heel leuk, maar als je veel mails hebt, kan Thunderbird zeer traag worden. Het is dus interessant dat je de mails ook naar een andere locatie kan verplaatsen. Zo kan je ze later bijvoorbeeld op cd branden.

Sluit hiervoor Thunderbird en ga terug naar je profiel. Het bestand Maart-2005 zal nu al wat meer volume gekregen hebben. Je kan dit bestand nu naar een andere directory verplaatsen. Het bestand Maart-2005.msf kan je best verwijderen.

Et voilà. Je hebt nu een mooi archief. :-)

Als je later het archief terug wilt openen, ga je als volgt te werk. Zorg er voor dat Thunderbird gesloten is. Zoek terug je profiel op. Kopieer het MBOX-bestand in de map Mails in je profiel. Als je nu Thunderbird terug opstart, merk je dat er een map is bijgekomen, namelijk Maart-2005. Meer is het niet!

Het zou natuurlijk nog mooier zijn als je dit alles rechtstreeks vanuit Thunderbird zou kunnen, maar zover staat Thunderbird nog niet… Misschien een ideetje voor de toekomst? ;-)

Iedereen weet wel dat backups belangrijk zijn, maar toch maakt niemand ze. Ik werd enkele dagen terug met m’n neus op de feiten gedrukt: backups zijn nodig !!

Fab4 is een fantastische host tot nu toe, maar spijtig genoeg maken ze geen backups van de server. Dit staat duidelijk op hun webpagina vermeld.

Fab4 does not have a backupserver, so if it would ever happen that our server crashes, you’re site could be down for a while – don’t worry , the server doesn’t run on Windows.

De kunst is dus om zelf backups te maken. En liefst zo dat we er zelf weinig werk aan hebben. ;-) Gelukkig heb ik SSH toegang, zodat je een scriptje kan gebruiken.

Gisterenavond vond ik een prachtig script op een backup te nemen van een WordPressinstallatie. Met een klein beetje aanpassing is dit script echter ook geschikt om een backup van een gebruikersdirectory te nemen. Bijkomend voordeel is dat het script ook een dump maakt van je MySQL database. Alles wordt gecomprimeerd en naar een gegeven e-mailadres gestuurd. Gmail blijkt zeer geschikt hiervoor (mail me maar als je een invite wilt).

Je vindt het script hier. Downloadt het, plaats het in de hoofddirectory van je gebruikersaccount en vul de variabelen in. Daarna doe je:

mv backup.txt backup.sh
chmod 755 backup.sh

Om het script uit te voeren doe je:

./backup.sh

Op die manier mag je natuurlijk niet vergeten om het script regelmatig uit te voeren, want anders is het nog niets waard. Gelukkig hebben we cron. Dit Linuxprogrammaatje zorgt ervoor dat je bepaalde opdrachten op een opgegeven tijdstip kan uitvoeren. Mits je hiervoor de benodigde rechten hebt, kan je cron gebruiken om het script op vaste tijdstippen uit te voeren.

Gebruik het volgende commando om je crontab te bewerken (dit is het configuratiebestand van cron):

crontab -e

Je krijgt nu een editor te zien (grote kans dat het Vim is of een afgeleide daarvan). Nu komt het er op aan om de juiste informatie in de cron te krijgen. Ik laat cron de backups doormailen iedere nacht om 3u33 (‘s nachts is het meestal wat rustiger). Hiervoor gebruik ik de volgende code:

33 3 * * * /home/users/ben/backup.sh > /dev/null 2>&1

Bekijk de manual van cron voor meer informatie over de schrijfwijze. De > /dev/null 2>&1 is nodig om geen onnodige informatie naar de terminal te sturen.

En de volgende ochtend vind je de backups in je mail. :-)

Heb je al eens meegemaakt dat je per ongeluk op een feed klikte en dat je de raw XML te zien kreeg? De meeste browsers geven dan een soort geformateerde weergave van de XML, een boomstructuur. Maar de meeste mensen zijn daar niets mee.

Om dit te omzeilen, kan je Feedview gebruiken. Feedview is géén nieuwslezer (aggregator), hoewel je het daarvoor wel zou kunnen gebruiken. Feedview is extensie die feeds zo weergeeft dat ze leesbaar zijn.

Als je Feedview geïnstalleerd hebt en je klikt dan op een feed (rechstreeks op de link), dan parst Feedview de XML en krijg je een leesbare versie.