In deze aflevering gaat zij in op de release van 3.0 van OpenOffice.org, een versie die ruim een maand geleden is verschenen. De reacties op de versie 3.0 zijn over het algemeen goed, maar toch zijn er ook wel enige 'minpuntjes'. Zoals de PDF-import. Die is nog niet echt ideaal. Gelukkig heeft Nolly een aantal handige tips en trucs.

Livre – Digitale duurzaamheid – Tips en Trucs: Over PDF Import binnen OpenOffice.org 3.0.

Ik wist zelfs nog niet dat je PDF’s kon importeren in OpenOffice.org. Het zou alleszins een zeer handige functie zijn als dit verder zou uitgewerkt worden.

Vroeger was het maken van een PDF voorbehouden voor de high society van de techneuten. Tegenwoordig kan iedereen die dat wil een PDF maken door de opkomst van gratis PDF-tools. Hoewel het dus eigenlijk niet zo moeilijk meer is, merk ik toch dat het voor veel mensen toch niet zo voor de hand ligt. Ik krijg nog iedere dag de vraag om een PDF te maken.

Voor het eerste deel van deze tutorial ga ik er even van uit dat je een Windows-gebruiker bent en dat je MS Office gebruikt. Als je technisch genoeg bent om Linux te gebruiken, dan mag het ook geen moeite zijn voor je om PDF’s te maken. En MS Office omdat je daar nog niet (toch niet voor zover ik weet) zonder extra plug-ins PDF’s kan maken. Als je OpenOffice.org gebruikt, zijn de instructies simpel: klik op de PDF-knop.

In het tweede deel toon ik kort hoe het er in Mac OS X aan toe gaat, al hoef je daarvoor geen extra software te installeren.

Windows

CutePDF Writer installeren

Deze stappen hoef je maar éénmaal te doorlopen. Hiermee wordt het programma geïnstalleerd waarmee je PDF’s kan maken vanuit ieder Windows-programma.

1. Surf naar www.cutepdf.com
2. Download de gratis CutePDF Writer
3. Dubbelklik op het .exe-bestand dat je net gedownload hebt zodat de installatie begint
4. Doorloop de ganse installatie

Na de installatie zal je een extra printer krijgen, namelijk CutePDF Writer.

Een PDF maken met CutePDF Writer

Nu je CutePDF Writer geïnstalleerd hebt, kan je PDF’s beginnen maken. Het is eigenlijk niet moeilijker dan een document afdrukken, alleen druk je nu af naar een andere printer.

1. Open een document waarvan je een PDF wilt maken. Dit kan een Word-document zijn, maar ook een Powerpoint-presentatie, een Excel-document of ieder ander document dat je kan afdrukken.
2. Kies Bestand > Afdrukken…
3. Bovenaan kan je verschillende printers kiezen. Kies nu voor de CutePDF Writer.
4. Bevestig dat je wilt afdrukken.
5. Je krijgt nu de vraag waar je het document wilt opslaan. Kies een map en bevestig.
6. Het document wordt nu gemaakt¹.

Je kan de PDF nu opsturen.

Mac OS X

Als je één van de gelukkigen bent die een Mac in zijn bezit heeft², dan heb je het heel wat makkelijker. Alle benodigde functionaliteit om PDF’ aan te maken, zit namelijk al ingebouwd in OS X.

Open eender welk programma vanwaaruit je iets kan afdrukken. Kies dan Bestand > Afdrukken (of File > Print). Onderaan ieder Print-venster zie je een PDF-knop:

Als je op de knop klikt, krijg je volgende opties te zien: Klik op Save as PDF… en bevestig om een OK te maken.

Zoals je ziet heb je hier standaard nog enkele extra opties, zoals een PDF maken en deze direct te mailen en een PDF te comprimeren.

Conclusie

Je ziet zelf: een PDF maken is niet moeilijker dan een document afdrukken. Vanaf nu kan iedereen dus PDF’s maken!

1. Als het een groot document is, zie je onderaan in de statusbalk een icoontje verschijnen zodat je weet dat het bestand afgedrukt wordt. Eénmaal dit icoontje weg is, is de PDF aangemaakt [↩]
2. Niet dat Windows-gebruiker niet gelukkig kunnen zijn ;) [↩]

Hoewel er verschillende voordelen zijn aan het gebruik van PDF, zijn er toch ook enkele nadelen aan verbonden.

1. Geen wijzigingen mogelijk

Ik heb het al verschillende keren meegemaakt: een collega maakt een offerte en stuurt deze naar mij op zodat ik de offerte centraal kan versturen naar een klant. Je ziet nog een spelfout staan, maar deze kan je zelf niet aanpasssen, want je hebt het originele bestand niet. Ofwel moet je dan aan je collega vragen om de fout te verbeteren en een nieuwe PDF te sturen ofwel vraag je naar het bronbestand, zodat je de verbeteringen zelf kan aanbrengen.

Dit is soms een punt van frustratie, gezien je op de manier meer tijd doorbrengt met het doorsturen van documenten naar elkaar dan met de inhoud bezig te zijn.

Let wel: als je Acrobat Professional gebruikt, dan kan je wel wijzigingen aanbrengen in het bestand zelf. Spijtig genoeg kost dat programma een flinke duit, waardoor niet iedereen het zomaar (legaal) op zijn pc staan heeft.

2. Ingescande PDF’s

Eén van de voordelen die ik in de vorige lijst niet opgenoemd heb, is dat het PDF-formaat erg geschikt is voor digitale archivering, gezien een PDF-bestand doorzocht kan worden¹. Google Desktop zoekt bijvoorbeeld ook op inhoud van PDF-documenten.

Als je echter je archief wilt digitaliseren en alle documenten inscant en naar PDF omzet, dan zit je met een probleem. Er wordt dan immers geen tekst naar PDF omgezet, maar een afbeelding (de scan). Je merkt dit meestal als je tekst op de pagina wilt selecteren, omdat je PDF-viewer ineens de ganse afbeelding zal selecteren. Ingeschande PDF’s zijn dus niet makkelijk om mee te werken.

Een mogelijke oplossing is om al je ingescande documenten te laten OCR’en en daarna pas te converteren naar PDF. Dit is echter een tijdrovend werk.

3. PDF op het web

PDF-bestanden op het web zijn een groep apart. Steeds meer mensen laten een PDF-artikel ontwerpen en plaatsen dat dan op hun website. Hoewel het een elegante oplossing is, zou HTML hier toch de voorkeur genieten: je kan het in de lay-out van je website inpassen en het laadt zeer snel. Een HTML-pagina wordt namelijk direct opgebouwd en een PDF moet eerst volledig gedownload worden eer het weergegeven wordt, wat een extra grens voor de gebruiker is.

De laatste jaren zijn er echter wel goede browser plug-ins te vinden die de PDF in je browserscherm kunnen openen, wat een extra stap uitspaart.

Een regel die ik zou hanteren: als lay-out belangrijk is en er moeten geen veranderingen gebeuren aan de inhoud, dan kan je PDF gebruiken. Als je denkt dat er later wijzigingen moeten gebeuren aan het bestand, dan kan je nog altijd een PDF sturen, maar geef dan ook onmiddellijk het originele bestand mee, zodat de ontvanger indien nodig nog wijzigingen kan aanbrengen.

1. Enkele ‘native’ PDF’s kunnen doorzocht worden, tekst op afbeeldingen niet! [↩]

1. Behoud van lay-out

Dit is waarschijnlijk waarom de meesten gebruik maken van PDF om documenten door te sturen: de opmaak en lay-out blijft hetzelfde, waar je het ook bekijkt. Om die reden is PDF ook zo populair in de drukkerswereld. You see what I see.

De lay-out wordt behouden doordat PDF een self-contained bestand is. Alle informatie die nodig is om het bestand goed weer te geven, wordt er in opgeslagen: lettertypes, afbeeldingen, … . De persoon die het bestand leest, hoeft dus niet dezelfde lettertypes geïnstalleerd te hebben als jij.

2. Open formaat

Hoewel het in het begin een gesloten formaat van Adobe was, is PDF ondertussen een open standaard geworden. Iedereen die wilt, kan dus een programma schrijven om een PDF aan te maken. Door deze openheid wordt de mogelijkheid om naar PDF te exporteren tegenwoordig in bijna ieder programma verwerkt. Zo kan je met OpenOffice.org gemakkelijk naar PDF exporteren. En in MacOS zit de mogelijkheid om naar PDF af te drukken ook standaard ingebouwd, zodat je vanuit ieder programma een PDF kan genereren.

3. Platformonafhankelijk

Met platformonafhankelijk wordt bedoeld dat je PDF’s op quasi iedere computer kan openen. Vanaf het begin heeft Adobe gezorgd voor een goede ondersteuning voor verschillende besturingssystemen: Windows, Mac OS, Linux, Solaris, AIX, HP-UX, Palm OS en Symbian. Hierdoor kreeg PDF al vanaf het begin een stevige voet in de aarde. Later verschenen er PDF-viewers van andere softwarebedrijven.

4. Veilig

Het PDF-formaat is in de loop van zijn bestaan uitgebreid met verscheidene mogelijkheden. Vrij vroeg was het al mogelijk om een PDF-document te beveiligen met een wachtwoord. Er kon dan aangegeven worden dat het bestand niet mocht afgedrukt worden of dat het niet mocht bekeken worden zonder het wachtwoord.

Tegenwoordig heb je ook de mogelijkheid om digitale ondertekeningen toe te voegen aan PDF-documenten. Theoretisch levert dit dus een rechtsgeldig document op en kan het gebruik worden om contracten digitaal te onderteken. In de praktijk hangt het vaak echter van het bedrijf en het land af waarin je werkt of deze werkwijze aanvaard is.

Weet wel dat de ingebouwde wachtwoordbeveiliging in PDF betrekkelijk makkelijk te omzeilen is. Toegepaste technieken zijn brute-force attack (dus in het wild beginnen gissen naar het wachtwoord) of OCR. Deze laatste techniek kan je gebruiken als je een PDF wel kan lezen, maar niet kan afdrukken. Met behulp van OCR kan je de tekst dan extraheren en omzetten naar een tekstdocument, waar je wel bewerkingen in kan uitvoeren en afdrukken.

5. Kleinere bestandsgrootte

Het omzetten van een document naar PDF resulteert meestal in een kleinere bestandsgrootte. Een PDF-document wordt automatisch gecomprimeerd als je dit aanmaakt. Ook afbeeldingen in een PDF kunnen specifiek gecomprimeerd worden (dit kan je meestal zelf instellen).

Door de kleinere bestandsgrootte in vergelijking met het orginele bestand is het PDF-formaat zeer geschikt om informatie te delen met anderen, bijvoorbeeld per mail of via een website.

6. Politiek correct

Waar veel mensen niet bij stil staan, is dat een Microsoft Word-document geen algemeen aanvaarde standaard is. Waarschijnlijk gebruiken veel mensen het wel, maar dat maakt het nog niet geschikt om naar iedereen zomaar rond te sturen. Je gaat er in dat geval immers al van uit dat iemand Microsoft Office gebruikt, wat zeker niet altijd het geval is.

Vooral op andere besturingssystemen is het niet zo voor de hand liggend om een Microsoft Office-document te openen. Denk ook maar aan het omgekeerde: als ik een Keynote-bestand naar een Windows-gebruikt zou sturen, zou deze het ook niet appreciëren.

Dit is een eerste artikel uit een reeks “Aan de slag met PDF”. Onderwerpen die ik ga aanhalen naast wat een PDF juist is, zijn:

• Wanneer gebruik je PDF’s?
• Hoe maak je PDF’s?
• Hoe converteer ik PDF’s naar bewerkbare tekst?

Stay tuned!

Ik merk dat veel mensen een betrekkelijk beperkte kennis hebben rond de verschillende bestandsformaten. Iedereen weet wel wat een Word-document en een Powerpoint-document is, maar wat is nu juist een PDF? De meesten weten dat je het bestand niet kan bewerken (al hangt dat van de software af die je gebruikt). Soms kan je het zelfs ook niet afdrukken…

What’s in a name?

PDF staat voor Portable Document Format. Met ‘portable’ wordt bedoeld dat je het op quasi iedere computer kan openen (ook op PDA’s, smartphones e.d.). Hoewel het eerst een gesloten documentformaat van softwaremaker Adobe was, is het ondertussen een standaardformaat geworden. Dit wil zeggen dat het niet meer eigen is aan één bedrijf en dat ieder bedrijf de software kan maken om PDF-documenten te openen. Hierdoor bestaat er voor elk besturingssysteem wel een programma om PDF’s te bekijken.

Het grote voordeel van een PDF is dat de lay-out behouden blijft, op welke computer je dit ook bekijkt. Dit in tegenstelling tot andere programma’s. Denk maar aan Microsoft Word: een document op een Windows-pc ziet er niet noodzakelijk hetzelfde uit op een Mac.

Dit is de beschrijving van Adobe zelf:

Adobe Portable Document Format (PDF) is door Adobe Systems uitgevonden en geperfectioneerd gedurende 15 jaar. U kunt er robuuste informatie mee vastleggen en bekijken — vanuit elke toepassing en op elk computersysteem — en die informatie wereldwijd delen met iedereen. Wereldwijd vertrouwen personen, bedrijven en overheidsinstellingen op Adobe® PDF om hun ideeën en visie over te brengen.

Benodigde software

Zoals eerder aangehaald zal je een programma op je pc moeten hebben waarmee je de bestanden kan openen. Als je gelukt hebt, heb je al een viewer geïnstalleerd. Tegenwoordig zit de functie soms al in het besturingssysteem zelf, waardoor je geen extra programma’s meer hoeft te installeren. Bekende PDF-viewers zijn:

• Adobe Acrobat Reader
• Foxit Reader
• Xpdf

Foxit Reader is een betrekkelijk nieuwe speler op de PDF-markt. In tegenstelling tot Acrobat Reader heeft Foxit Reader minder functies. De functionaliteit voor onder meer digitale handtekeningen ontbreekt. Het voordeel hiervan is wel dat Foxit Reader vele male sneller opent. Als je snelheid de voorkeur geeft en geen gebruik maakt van de uitgebreide mogelijkheden van PDF-bestanden, installeer je dus beter Foxit Reader.

Xpdf is vooral bekend van Linux/Unix, maar er is ook een versie van die op Windows draait. Verwacht er geen grafische uitspattingen van, dit programma doet enkel de basis, maar het vormt ook wel de basis van enkele van de andere PDF-viewers die op Linux draaien (maar dan een mooiere interface hebben).