Namen onthouden
Een belangrijk deel van mijn werk als assistent bestaat uit het onthouden van namen. Dat gaat dan van klanten tot de de assistente(n/s). Je kan je natuurlijk niet veroorloven om zulke namen te vergeten. Als ze je bellen en je weet niet wie ze zijn…
Mijn systeem is vrij simpel. Op het werk gebruiken we Outlook 2003. Ik hou van iedereen de naam bij, ook al ken ik hun telefoonnummer of (mail)adres niet. In wezen is het dus een uitgebreide lijst van mensen met wie ik ooit in contact kwam. Belangrijk is wel de informatie die je erbij typt.
In het venster met opmerkingen typ ik telkens:
- hoe ik ze ken (via wie)
- met welke projecten ze zich bezighouden. Meestal zijn dit enkele tags.
- welke relatatie ze hebben met andere mensen (collega van …, assistent van …, manager van …)
- dingen om rekening mee te houden als ik bel: bijvoorbeeld dat het iemand is die moeilijk Nederlands verstaat en Engels verkiest
- handige persoonlijke weetjes die ik toevallig opvang in een gesprek of uit een mail (of soms via een ander persoon). Het gaat dan bijvoorbeeld om een verjaardag, of hij of zij kinderen heeft, etc. Zulke dingen kan je altijd gebruiken om het gesprek wat luchtiger te beginnen.
Het moeilijkste is echter als je iemand ontmoet en als je zijn/haar naam toch vergeten bent. Iemand spreekt je aan en je kan niet meer op zijn/haar naam komen. Er is echter een truukje dat je kan toepassen. Je moet het wel met veel zelfvertrouwen aanpakken.
- “Wat is je naam ook weer?”
- “Dirk.”
- “Ja, dat weet ik wel, maar ik bedoelde je achternaam.”
Als je het een beetje goed aanpakt en in een gesprek verpakt, valt het niet op bij je gesprekspartner…
