1. Behoud van lay-out

Dit is waarschijnlijk waarom de meesten gebruik maken van PDF om documenten door te sturen: de opmaak en lay-out blijft hetzelfde, waar je het ook bekijkt. Om die reden is PDF ook zo populair in de drukkerswereld. You see what I see.

De lay-out wordt behouden doordat PDF een self-contained bestand is. Alle informatie die nodig is om het bestand goed weer te geven, wordt er in opgeslagen: lettertypes, afbeeldingen, … . De persoon die het bestand leest, hoeft dus niet dezelfde lettertypes geïnstalleerd te hebben als jij.

2. Open formaat

Hoewel het in het begin een gesloten formaat van Adobe was, is PDF ondertussen een open standaard geworden. Iedereen die wilt, kan dus een programma schrijven om een PDF aan te maken. Door deze openheid wordt de mogelijkheid om naar PDF te exporteren tegenwoordig in bijna ieder programma verwerkt. Zo kan je met OpenOffice.org gemakkelijk naar PDF exporteren. En in MacOS zit de mogelijkheid om naar PDF af te drukken ook standaard ingebouwd, zodat je vanuit ieder programma een PDF kan genereren.

3. Platformonafhankelijk

Met platformonafhankelijk wordt bedoeld dat je PDF’s op quasi iedere computer kan openen. Vanaf het begin heeft Adobe gezorgd voor een goede ondersteuning voor verschillende besturingssystemen: Windows, Mac OS, Linux, Solaris, AIX, HP-UX, Palm OS en Symbian. Hierdoor kreeg PDF al vanaf het begin een stevige voet in de aarde. Later verschenen er PDF-viewers van andere softwarebedrijven.

4. Veilig

Het PDF-formaat is in de loop van zijn bestaan uitgebreid met verscheidene mogelijkheden. Vrij vroeg was het al mogelijk om een PDF-document te beveiligen met een wachtwoord. Er kon dan aangegeven worden dat het bestand niet mocht afgedrukt worden of dat het niet mocht bekeken worden zonder het wachtwoord.

Tegenwoordig heb je ook de mogelijkheid om digitale ondertekeningen toe te voegen aan PDF-documenten. Theoretisch levert dit dus een rechtsgeldig document op en kan het gebruik worden om contracten digitaal te onderteken. In de praktijk hangt het vaak echter van het bedrijf en het land af waarin je werkt of deze werkwijze aanvaard is.

Weet wel dat de ingebouwde wachtwoordbeveiliging in PDF betrekkelijk makkelijk te omzeilen is. Toegepaste technieken zijn brute-force attack (dus in het wild beginnen gissen naar het wachtwoord) of OCR. Deze laatste techniek kan je gebruiken als je een PDF wel kan lezen, maar niet kan afdrukken. Met behulp van OCR kan je de tekst dan extraheren en omzetten naar een tekstdocument, waar je wel bewerkingen in kan uitvoeren en afdrukken.

5. Kleinere bestandsgrootte

Het omzetten van een document naar PDF resulteert meestal in een kleinere bestandsgrootte. Een PDF-document wordt automatisch gecomprimeerd als je dit aanmaakt. Ook afbeeldingen in een PDF kunnen specifiek gecomprimeerd worden (dit kan je meestal zelf instellen).

Door de kleinere bestandsgrootte in vergelijking met het orginele bestand is het PDF-formaat zeer geschikt om informatie te delen met anderen, bijvoorbeeld per mail of via een website.

6. Politiek correct

Waar veel mensen niet bij stil staan, is dat een Microsoft Word-document geen algemeen aanvaarde standaard is. Waarschijnlijk gebruiken veel mensen het wel, maar dat maakt het nog niet geschikt om naar iedereen zomaar rond te sturen. Je gaat er in dat geval immers al van uit dat iemand Microsoft Office gebruikt, wat zeker niet altijd het geval is.

Vooral op andere besturingssystemen is het niet zo voor de hand liggend om een Microsoft Office-document te openen. Denk ook maar aan het omgekeerde: als ik een Keynote-bestand naar een Windows-gebruikt zou sturen, zou deze het ook niet appreciëren.