Hoewel er verschillende voordelen zijn aan het gebruik van PDF, zijn er toch ook enkele nadelen aan verbonden.

1. Geen wijzigingen mogelijk

Ik heb het al verschillende keren meegemaakt: een collega maakt een offerte en stuurt deze naar mij op zodat ik de offerte centraal kan versturen naar een klant. Je ziet nog een spelfout staan, maar deze kan je zelf niet aanpasssen, want je hebt het originele bestand niet. Ofwel moet je dan aan je collega vragen om de fout te verbeteren en een nieuwe PDF te sturen ofwel vraag je naar het bronbestand, zodat je de verbeteringen zelf kan aanbrengen.

Dit is soms een punt van frustratie, gezien je op de manier meer tijd doorbrengt met het doorsturen van documenten naar elkaar dan met de inhoud bezig te zijn.

Let wel: als je Acrobat Professional gebruikt, dan kan je wel wijzigingen aanbrengen in het bestand zelf. Spijtig genoeg kost dat programma een flinke duit, waardoor niet iedereen het zomaar (legaal) op zijn pc staan heeft.

2. Ingescande PDF’s

Eén van de voordelen die ik in de vorige lijst niet opgenoemd heb, is dat het PDF-formaat erg geschikt is voor digitale archivering, gezien een PDF-bestand doorzocht kan worden¹. Google Desktop zoekt bijvoorbeeld ook op inhoud van PDF-documenten.

Als je echter je archief wilt digitaliseren en alle documenten inscant en naar PDF omzet, dan zit je met een probleem. Er wordt dan immers geen tekst naar PDF omgezet, maar een afbeelding (de scan). Je merkt dit meestal als je tekst op de pagina wilt selecteren, omdat je PDF-viewer ineens de ganse afbeelding zal selecteren. Ingeschande PDF’s zijn dus niet makkelijk om mee te werken.

Een mogelijke oplossing is om al je ingescande documenten te laten OCR’en en daarna pas te converteren naar PDF. Dit is echter een tijdrovend werk.

3. PDF op het web

PDF-bestanden op het web zijn een groep apart. Steeds meer mensen laten een PDF-artikel ontwerpen en plaatsen dat dan op hun website. Hoewel het een elegante oplossing is, zou HTML hier toch de voorkeur genieten: je kan het in de lay-out van je website inpassen en het laadt zeer snel. Een HTML-pagina wordt namelijk direct opgebouwd en een PDF moet eerst volledig gedownload worden eer het weergegeven wordt, wat een extra grens voor de gebruiker is.

De laatste jaren zijn er echter wel goede browser plug-ins te vinden die de PDF in je browserscherm kunnen openen, wat een extra stap uitspaart.

Een regel die ik zou hanteren: als lay-out belangrijk is en er moeten geen veranderingen gebeuren aan de inhoud, dan kan je PDF gebruiken. Als je denkt dat er later wijzigingen moeten gebeuren aan het bestand, dan kan je nog altijd een PDF sturen, maar geef dan ook onmiddellijk het originele bestand mee, zodat de ontvanger indien nodig nog wijzigingen kan aanbrengen.

1. Enkele ‘native’ PDF’s kunnen doorzocht worden, tekst op afbeeldingen niet! [↩]